Quán cafe có 2 lựa chọn: đầu tư máy POS chuyên dụng (chi phí ban đầu cao hơn, thường phù hợp chuỗi lớn) hoặc dùng phần mềm chạy trên điện thoại/máy tính bảng có sẵn (không tốn chi phí phần cứng, phù hợp quán vừa và nhỏ). Không có lựa chọn nào đúng cho mọi quán — quyết định nên dựa vào quy mô, ngân sách và số nhân viên thao tác cùng lúc.
Máy POS chuyên dụng là thiết bị phần cứng riêng (màn hình cảm ứng, thường kèm máy in tích hợp) chỉ dùng cho một phần mềm bán hàng. Ưu điểm là độ bền cao khi hoạt động liên tục nhiều giờ mỗi ngày, phù hợp quán lớn hoặc chuỗi có nhiều nhân viên thao tác cùng lúc trên nhiều điểm bán. Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cao hơn hẳn so với dùng thiết bị có sẵn.
Dùng điện thoại hoặc máy tính bảng đang có sẵn giúp tiết kiệm hoàn toàn chi phí phần cứng ban đầu, setup nhanh trong vài phút, và dễ thay thế nếu thiết bị hỏng (không phải đặt hàng máy POS chuyên dụng mất thời gian). Nhược điểm là độ bền và pin không được thiết kế riêng cho việc bật liên tục cả ngày như máy POS chuyên dụng, quán cần chú ý sạc/bảo quản thiết bị.
| Tiêu chí | Máy POS chuyên dụng | Điện thoại/máy tính bảng có sẵn |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Cao hơn (mua thêm thiết bị) | Thấp/không tốn thêm |
| Thời gian setup | Chậm hơn (đặt hàng, cấu hình) | Nhanh, trong vài phút |
| Độ bền khi hoạt động liên tục | Cao, thiết kế chuyên dụng | Trung bình, tuỳ thiết bị |
| Phù hợp quy mô | Quán lớn, nhiều nhân viên đồng thời | Quán vừa và nhỏ |
Quán dưới 15-20 bàn, ít nhân viên thao tác cùng lúc, nên ưu tiên dùng điện thoại/máy tính bảng có sẵn để tiết kiệm chi phí ban đầu và linh hoạt hơn. Quán lớn hoặc chuỗi nhiều chi nhánh, cần nhiều điểm bán hoạt động liên tục nhiều giờ mỗi ngày, mới thực sự cần cân nhắc đầu tư máy POS chuyên dụng.
Không có mô hình nào tốt hơn tuyệt đối — máy POS chuyên dụng phù hợp quán lớn cần độ bền cao, còn dùng điện thoại/máy tính bảng có sẵn phù hợp quán vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí ban đầu. Nên xác định đúng quy mô quán trước khi quyết định, thay vì chọn theo xu hướng.
Không hẳn tốt hơn, chỉ phù hợp hơn với quán quy mô lớn cần độ bền thiết bị cao và nhiều máy hoạt động liên tục cùng lúc; quán vừa và nhỏ dùng điện thoại/máy tính bảng vẫn vận hành ổn định.
Độ mượt phụ thuộc vào chất lượng phần mềm và kết nối mạng, không phải do bản thân điện thoại. Phần mềm được tối ưu tốt vẫn chạy mượt trên điện thoại tầm trung khi quán đông khách.
Tuỳ nhà cung cấp phần mềm, nên hỏi rõ khả năng nhập/xuất dữ liệu (menu, khách hàng, lịch sử đơn) trước khi quyết định chuyển đổi để tránh mất dữ liệu cũ.